Ausschreibung Büroleitung ab 15. Juli 2019 für 20h/Woche in Wien

Ausschreibung Büroleitung ab 15. Juli 2019 für 20h/Woche in Wien

Der Verein Österreichischer Auslandsdienst sucht ab 15. Juli 2019 eine Büroleitung für zwei Jahre (Verlängerung möglich) für 20 Stunden pro Woche. Der Arbeitsplatz befindet sich in einem Co-Working Space in 1060 Wien; die Büroleitung arbeitet in Wien mit einer geringfügig angestellten Person zusammen.

Aufgabengebiete:

• Leitung des Wiener Büros als AngestellteR des Vereins

• Büroorganisation und Dokumentenablage

• Beantwortung von telefonischen Anfragen und E-Mails, Postbearbeitung

• Pflege von Datenbanken

• Administration der Finanzen

• Beantragung von Fördermitteln beim Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz (BMASGK) sowie bei weiteren FördergeberInnen (z.B. Europäische Kommission, Stadt Graz)

• Erstellung von Vorhabensabrechnungen, Rechenschaftsberichten und Projektabrechnungen

• Überweisungen an AuslandsdienerInnen, Überweisungen von Rechnungen

• Sicherstellung einer transparenten Finanzgebarung, Führung der Buchhaltung, Controlling

• Unterstützung bei der Erstellung von Jahresabschlüssen

• Administrative Unterstützung bei der Entsendung von AuslandsdienerInnen

• An- und Abmeldungen bei Versicherungen

• Ausstellung von dienstrelevanten Dokumenten

• Ausstellung von Bestätigungen für Finanzämter, Universitäten, etc.

• Ausstellung von Zertifikaten

• Einholung und Prüfung von Zwischen- und Endberichten der AuslandsdienerInnen, Übermittlung an das BMASGK

• Übermittlung von Dienstantrittsmeldungen und Meldungen über abgeleistete Dienste beim BMASGK und der Zivildienstserviceagentur

• Beantwortung von administrativen Fragen von KandidatInnen, AuslandsdienerInnen und Alumni zu ihrem Dienst

• Service- und Hilfeleistungen für verschiedene Organisationseinheiten innerhalb des Vereins (Leitungsteam, Vorstand)

• Veranstaltungssupport und Projektmanagement

Anforderungen:

• Selbstständige, genaue und strukturierte Arbeitsweise

• Team- und Kommunikationsfähigkeit

• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit

• Sicherer Umgang mit Datenbanken und Content-Management-Systemen, gute EDV-Kenntnisse

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Projektmanagementerfahrung

• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse und Ausdrucksfähigkeit

• Gute Englischkenntnisse

• Buchhaltungskenntnisse und Erfahrung in der Abrechnung mit öffentlichen FördergeberInnen von Vorteil

• Berufserfahrung in Bürofunktion von Vorteil

• Erfahrung mit Führung von Ehrenamtlichen von Vorteil

Gehalt: Einstufung nach Gehaltsschema für Vereine, Verwendungsgruppe 5 (€1.235,68 brutto/20 Stunden im 1.+2. Bj.).

Wir freuen uns auf schriftliche Bewerbungen (Motivationsschreiben und Lebenslauf als PDF) bis 20.06.2019 per E-Mail an: